Warum ist die richtige Verwaltung und Benennung von Rechtsdokumenten wichtig?
Auf die Frage, welche Geschäftsprozesse für Unternehmen am wichtigsten sind, nennen Unternehmer schnell die Bereiche Finanzen, IT und Personalwesen. Die Verwaltung von Rechtsdokumenten hingegen steht selten auf der Prioritätenliste.
Mit nur einer Handvoll Verträgen und Rechtsdokumenten in der Anfangsphase des Unternehmens ist es einfach, die Notwendigkeit einer guten Ablage und Dokumentenverwaltung zu übersehen. Aber eine solide Grundlage zu schaffen und Verträge und Rechtsdokumente im Auge zu behalten, ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern spart Unternehmen auch eine Menge Geld, Zeit und Ärger. Ein paar Beispiele:
Fristen: Genau wie private Verträge enthalten auch immer mehr geschäftliche Verträge eine automatische Verlängerungsklausel und andere wichtige Fristen (z. B. wenn nicht gekündigt wird, verlängert sich der Vertrag um ein weiteres Jahr). Einen Überblick über wichtige Fristen zu haben, wird dem Unternehmen höchstwahrscheinlich viel Geld sparen.
Due-Diligence-Prüfungen und Audits: Investoren, Aufsichtsbehörden, Steuerbehörden, Banken, Kunden und andere können Einsicht in die rechtlichen Unterlagen des Unternehmens verlangen. Indem man organisiert bleibt, spart man sich auch hier eine Menge Zeit (und möglicherweise Ärger).
Geistiges Eigentum: Markenregistrierungen müssen regelmässig erneuert werden – wird das vergessen, kann der Markenschutz des Unternehmens an einen Konkurrenten verloren gehen.
Wie richtet man grundlegende Prozesse für rechtliche Dokumente und deren Ablage ein?
Rechtliches Dokumentenmanagement bedeutet, einfache Strukturen und Vertragsprozesse aufgesetzt zu haben.
- Zugängliche Ablage: Die Rechtsdokumente sollten in einer für das Unternehmen zugänglichen Ablage abgelegt werden (das klingt einfach, aber häufig werden Verträge an inkonsistenten Orten gespeichert, z. B. dezentral und auf den Laptops der Mitarbeiter, nicht in einer zentralen Stelle).
- Konsistente Benennung und Ablage von Verträgen: Unternehmen sollte eine einheitliche Namenslogik einführen, die alle Mitarbeiter jedes Mal anwenden, wenn ein neuer Vertrag gespeichert wird.
- Nachverfolgung und Erinnerungen: Für Nachverfolgung und Erinnerungen sollte ein einfaches Tracking- und Erinnerungssystem implementiert werden, das relevante Parteien über wichtige Daten (z. B. Fristen, Ablauf, Erneuerung oder anderes) informiert.
Best Practices für die Benennung und Speicherung von Dokumenten
Es gibt viele mögliche Logiken für die Benennung und Ablage von rechtlichen Dokumenten – und keine ist perfekt. Zusammengefasst sind die wichtigsten Prinzipien:
- Sicherstellen, dass unternehmensweit eine einheitliche Benennungs- und Ablagekonvention eingehalten wird.
- Sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter Dokumente einheitlich benennt und ablegt.
- Erstellen eines Leitfadens für Mitarbeiter (insbesondere für neue Mitarbeiter), in dem kurz beschrieben wird wie Dokumente benannt werden, warum und in welchen Kategorien sie abgelegt werden müssen.
- Regelmässiges definieren, überwachen und überprüfen, wer Zugriff auf die verschiedenen Dokumente hat. Am besten ist es das «Need-to-know» Prinzip anzuwenden. Unternehmen sollten nur denjenigen Zugriff geben, die die Informationen zur Erfüllung ihrer Aufgaben brauchen.
Unser vollständiger Guide zu den wichtigsten Best Practices für Dokumentenmanagement und -ablage kann hier heruntergeladen werden: products.lexr.ch/legal-document-management-guide
