Das Timing bei rechtlichen Herausforderungen ist essentiell
Timing ist alles: Die meisten Startups brauchen zu Beginn noch kein vollumfängliches Datenschutz-Compliance-Programm. Ohne Ausnahmen sollten jedoch alle Startups von Anfang an darauf achten, dass alle Sozialversicherungsthemen korrekt aufgesetzt sind und der Schutz des Geistigen Eigentums (IP) von Anfang an geregelt ist.
Mit dem LEXR C-RICH Framework haben wir bereits die fünf Kernbereiche (C-RICH, d.h. Corporate, Regulatory, IP, Contracts und HR) sowie die drei Arten von rechtlichen Herausforderungen (strategisch, einmalige Projekte und Tagesgeschäft) aufgezeigt. In diesem Blogpost schauen wir uns an um welche rechtlichen Aufgaben sich Startups zu welchem Zeitpunkt auf ihrem Weg zum «Unicorn» kümmern sollten.
Die erste Phase bezeichnen wir als “Start & Grow”-Phase. In dieser werden alle Grundlagen des Unternehmens aufgebaut und einmalige projektbasierte Rechtsarbeit erledigt (z. B. Gründung, Finanzierungsrunde, Mitarbeiterbeteiligungsplan). Sobald das Unternehmen grösser wird, geht es in die nächste Phase, die wir «Optimierung und Automatisierung» nennen: Die Grundlagen sind gelegt, und die täglichen rechtlichen Aufgaben erfordern zunehmend mehr Aufmerksamkeit (Mitarbeiter einstellen & entlassen, Vertragsmanagement, Corporate Housekeeping). In der gesamten Unternehmenslaufbahn gibt es zusätzliche strategische rechtliche Themen, bei denen eine kompetente Rechtsberatung besonders wichtig ist. Diese beinhalten beispielsweise regulatorische Fragen und Verfahren, das Klären von Gründerstreitigkeiten oder wichtige Vertragsverhandlungen, und neue strategische Wachstumsprojekte (Expansion ins Ausland, Übernahme eines Wettbewerbers, Einhaltung der länderspezifischen Datenschutzgesetze).
Start & Wachstum – Mit solider rechtlichen Grundlage skalieren
Mit einer soliden rechtlichen Grundlage ist die Skalierung eines Unternehmens deutlicher einfacher, da die Anzahl der “Feuerlöschübungen” oder unerwarteten rechtlichen Probleme reduziert wird und die Zeit und Energie ins Unternehmenswachstum investiert werden kann.
Die wichtigsten Start- & Wachstumsphasen:
- Vor der Gründung: Validiere die Geschäftsidee, bringe ein solides Gründerteam zusammen und stelle sicher, dass das gesamte geistige Eigentum dem zukünftigen Unternehmen gehört.
- Gründung & Rechtsgrundlagen: Sobald die Entscheidung gefallen ist das Unternehmen zu gründen fängt das Abhaken der Checkliste an, um sicherzustellen, dass alle rechtlichen Grundlagen geschaffen werden. Von der Gründung des Startups über die Anmeldung bei der Sozialversicherung bis hin zur Erstellung von Standardverträgen – am schnellsten können all diese Dinge mit “Best Practice Vorlagen” erledigt werden, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.
- Einhaltung regulatorischer Vorschriften: Regulierung ist sehr branchenspezifisch, aber essentiell. Informiere dich daher über die Branche und den Tätigkeitsbereich deines Unternehmens und stelle sicher, dass alle notwendigen Lizenzen, die für den Betrieb gefordert werden, beschafft werden und die geltenden Gesetze eingehalten werden. Datenschutz ist beispielsweise eine Vorschrift, die alle Branchen betrifft. Obwohl Unternehmen ganz am Anfang in der Regel kein tiefgreifendes Compliance-Programm benötigen, legen potentielle Kunden und Partner Wert darauf, dass Grundlagen geschaffen werden, die das Risiko einer Datenschutzverletzung minimieren. Mit der Verwendung von etablierten Standards und Vorlagen sollte dies zudem nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
- Startup-Finanzierung und Wachstum: Wenn die Geschäftsidee nicht mit eigenem Kapital gestemmt werden kann oder frühzeitig wiederkehrendes Einkommen generiert wird, wird für das Wachstum des Unternehmens externes Kapital benötigt. Das typische Vorgehen für die externe Finanzierung ist entweder die Aufnahme von Wandeldarlehen oder die Eigenkapitalfinanzierung, Alternativen sind Token-Angebote oder Crowdfunding. Zusätzlich ist das Aufsetzen eines Mitarbeiterbeteiligungsplans (ESOP, PSOP) wichtig, um Talente anzuziehen und zu halten.
Optimieren und Automatisieren von täglichen Rechtsaufgaben
Wenn das Unternehmen wächst, nehmen die täglichen rechtlichen Aufgaben in der Regel zu. Verträge müssen aufgesetzt, geprüft und unterschrieben werden, Mitarbeiterbeteiligungspläne müssen aktualisiert und neue Mitarbeiter müssen eingestellt werden.
Operative Effizienz bei der Bewältigung dieser rechtlichen Aufgaben ist entscheidend: Wenn rechtliche Aufgaben zu lange vernachlässigt werden, entstehen Risiken, und das Unternehmen wird Zeit und Geld für «Feuerlöschübungen» ausgeben müssen, um das Chaos zu beseitigen. Wenn andererseits nach Perfektion gestrebt und alles korrekt und kleinlich ohne Standardisierung und Automatisierung erledigt wird, kann das viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Glücklicherweise sind gerade die alltäglichen rechtlichen Prozesse diejenigen bei denen Prozessautomatisierung und LegalTech heute schon am meisten helfen kann. Mit ein paar Tools und guten Prozessen können Verkaufszyklen beschleunigt werden, rechtliche Risiken verringert und den Mitarbeitern die Möglichkeit gegeben werden, sich auf anspruchsvolle Arbeit, anstatt auf repetitive Administrationsaufgaben zu konzentrieren.
Die wichtigsten Bereiche die optimiert und automatisiert werden können sind:
| Bereich | Aufgaben | Operational Excellence |
|---|---|---|
Corporate Housekeeping Diese Aufgaben sind aufgrund der Sensibilität nicht einfach innerhalb des Unternehmens zu delegieren – um zu vermeiden, dass das Top-Management Zeit dafür aufwendet, automatisiere und standardisiere so viel wie möglich. | Führung Aktienbuch | Verwendet Excel in sehr einfachen Fällen, ansonsten empfehlen wir Software, z. B. für Mitarbeiterbeteiligungen Ledgy (www.ledgy.com) |
| Corporate housekeeping | Sicherstellen einer gültigen Übertragung von Aktien (mit Tinte unterschriebenes Dokument) | Fordert für jede Übertragung eine Kopie der schriftlichen Urkunde an und bewahrt sie auf. |
| Corporate housekeeping | Jährliche GV und vierteljährliche VR-Sitzung | Automatisiert die Erstellung von Standarddokumenten (Einladungen etc.), z.B. mit LEXR Bridge. |
| Vertragsmanagement Für verschiedene Arten von Verträgen liegt der Fokus auf unterschiedlichen Bereichen. Für den Vertrieb ist ein solider Standardvertrag mit automatisierter Erstellung und e-Signatur der Schlüssel, um schneller zu verkaufen. Für den Einkauf liegt der Fokus auf der Überprüfung von Lieferantenverträgen. Bei Partnerschaftsverträgen kann eine strategische Beratung erforderlich sein. | Vertragserstellung | Habt eine solide Vorlage für Kundenverträge und automatisiere die Erstellung, um Konsistenz und Geschwindigkeit zu gewährleisten, z.B. mit LEXR Bridge. |
| Vertragsmanagement | Signatur | E-Signaturlösung für tagtägliche Verträge (z.B., DocuSign, Skribble). Stellt qualifizierte oder Tinten-Signatur sicher wo diese benötigt wird (z.B., Übertragunf von Aktien, Arbeitsvertrag). |
| Vertragsmanagement | Vertragsprüfung | Bei wichtigen Verträgen solltet ihr sicherstellen, dass diese von einem Profi auf ihre Richtigkeit überprüfen lässt. Eine ‘AI-basierte’ Vertragsprüfung kann noch nicht wirklich helfen, es sei denn, ihr habt täglich Dutzende von denselben Dokumenten. |
| Vertragsmanagement | Vertragsinhalt | Führt eine Datenbank mit den wichtigsten Verträgen und Fakten, insbesondere mit Erinnerungen für wichtige Termine (z.B. Kündigungstermine, um automatische Verlängerungen zu vermeiden). Excel ist ein guter Anfang, fragt uns nach einer massgeschneiderten Beratung für gute Software. |
| Vertragsmanagement | Vertragsablage | Habt eine Richtlinie für die Benennung und Aufbewahrung, um Konsistenz und die Möglichkeit zum Suchen und Finden von Verträgen zu gewährleisten. Die Mindestaufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Zieht eine Auslagerung in Betracht. |
| Geistiges Eigentum (IP) | IP Management (Verlängerungen, Überwachung) | Setzt interne Erinnerungen oder engagiere einen professionellen Dritten, um sicherzustellen, dass keine Fristen verpasst werden (sowohl für die Verlängerung als auch für Einwände gegen konkurrierende Registrierungen und die Nutzung). |
| HR | Verträge | Arbeitsverträge sollten einen Mechanismus für Aktualisierungen enthalten – deine Unternehmensrichtlinien werden sich ändern und es sollte einfach sein, auch die Verträge zu ändern. Bezüglich der Erstellung, Speicherung und Einsicht, siehe Vertragsmanagement oben. |
| HR | Alltägliche Fragen und Kündigung von Verträgen | Baut intern Know-how auf oder holt einen Experten auf Kurzwahl für die regelmässigen HR-Fragen. Wenn ihr Leute entlasst, achtet darauf, dass ihr es professionell macht und alle Fallstricke im Voraus abklärt. Arbeitsrechtliche Streitigkeiten gehören zu den häufigsten und kostspieligsten. |
| Regulatory | Datenschutz Compliance | Für Unternehmen, die personenbezogene Daten für Kunden verarbeiten, ist es ratsam, einen professionellen Datenschutzbeauftragten zu haben, der sich um die täglichen Anfragen kümmert – dies beschleunigt den Verkaufsprozess, schafft Vertrauen und mindert Compliance-Risiken. |
| Regulatory | Sektorspezifische Compliance | Von Know-Your-Customer-Anforderungen bis hin zu Umweltstandards, stellt sicher, dass ihr gute Prozesse und, wo möglich, Automatisierung habt, um eure tägliche Compliance-Arbeit zu bewältigen. |
Komplexe Rechtsprojekte
Während des gesamten Lebenszyklus des Unternehmens wird es immer wieder komplexe Rechtsprojekte geben, für die Experten benötigt werden. Sei es ein Streit mit einem Geschäftspartner, der Anmeldung eines Patents oder der Übernahme eines Konkurrenten – kompetente Rechtsberatung kann in den strategisch wichtigen Momenten des Unternehmens den Unterschied zwischen Misserfolg und Erfolg ausmachen.
Um diese komplexen Rechtsprojekte abzudecken empfehlen wir eine langfristige Beziehung zu einem vertrauenswürdigen Rechtspartner aufzubauen, der das Risikoprofil, das Unternehmen selbst, sowie die Branche des Unternehmens versteht. Wenn rechtliche Probleme auftreten, ist oft schnelles Handeln gefragt. Dafür ist es empfehlenswert einen Experten auf Kurzwahl (oder dem Unternehmens-Slack-Kanal) zu haben der mit der Situation und dem Unternehmen selbst vertraut ist und sich schnell und kompetent für die Lösung des Problems einsetzt.
Zusammenfassung & Ausblick
In den letzten Blogbeiträgen haben wir alle notwendigen Grundlagen für rechtlichen Erfolg des Unternehmens behandelt: Mit einem einfachen Framework (CRICH), der Kategorisierung von Rechtsproblemen (operativ, Projekte, strategisch) und dem richtigen Timing (Start & Grwo, Optimieren & Automatisieren) können Unternehmen ihre rechtlichen Herausforderungen intelligenter lösen und sich auf das Wachstum und andere geschäftlichen Herausforderungen konzentrieren.
In den nächsten Beiträgen tauchen wir tief in spezifische Themen ein, die für Unternehmen praktisch immer aktuell sind – von der Finanzierungsmöglichkeit bis zum Arbeitsrecht. Damit sollten Startups für alles gerüstet sein was an Rechtlichem im Unternehmenszyklus aufkommen kann.
