Mitarbeiteraktien, Optionen und Planverwaltung

Mitarbeiterbeteiligungsprogramme (ESOP) sind ein eine tolle Möglichkeit, gezielt Mitarbeiter anzuziehen und sie langfristig zu motivieren beim Unternehmen zu bleiben. Wenn Mitarbeiter zu Anteilseigner werden, können sie am Erfolg des Unternehmens partizipieren und ein Gefühl der Miteigentümerschaft entwickeln.

Nachdem wir uns im letzten Artikel die wichtigsten Klauseln eines ESOP und das Konzept des «Vestings» genauer angeschaut haben, beleuchten wir nun, warum für die Umsetzung eines ESOP die Zustimmung der Aktionäre eingeholt werden muss (1.1), ob Optionen oder Aktien ausgegeben werden sollen (1.2) und warum es wichtig ist, immer den Überblick über die ausgegebenen Optionen zu behalten (1.3).

1. Mitarbeiterbeteiligungs-programm (ESOP)

Die Aktienverteilung an Mitarbeiter führt unweigerlich zu einer Verwässerung der bestehenden Aktionäre. Es sollte daher immer im Vorfeld sichergestellt werden, dass die für den ESOP notwendigen Aktien auch ausgegeben werden können (durch eine Verpflichtung im Aktionärbindungsvertrag oder die Schaffung von bedingtem Aktienkapital im Vorfeld). Bei einem ESOP können den Teilnehmern entweder direkt Aktien oder zuerst Optionen zugeteilt werden. Optionen berechtigen die Teilnehmer zum Kauf/Tausch von Aktien zu einem späteren Zeitpunkt (wenn die Optionen «verdient» – d.h. vested – sind). Sobald die ersten Optionen oder Aktien an die Teilnehmer ausgegeben wurden, muss zwingend sichergestellt werden, dass der Plan, der Cap Table und das Aktienbuch ordnungsgemäss verwaltet werden und immer auf dem aktuellen Stand sind.

1.1 Zustimmung der Aktionäre

Im Rahmen eines ESOP werden die teilnehmenden Mitarbeiter – entweder direkt oder zu einem späteren Zeitpunkt bei Optionen – zu Aktionären der Gesellschaft. Um Aktien an die Mitarbeiter zu übertragen, müssen die Aktien entweder;

1. im Voraus in Form von bedingtem Aktienkapital statutarisch “bereitgestellt” werden (bedingte Kapitalerhöhung);
2. im Zuge einer ordentlichen Kapitalerhöhung geschaffen werden;
3. von bestehen Aktionären zur Verfügung gestellt werden (diese Verkaufen ihre Aktien an die Gesellschaft; oder
4. von der Gesellschaft zur Verfügung gestellt werden (wenn sie bereits eigene Aktien hält).

Sowohl der Beschluss über eine bedingte Kapitalerhöhung als auch über eine ordentliche Kapitalerhöhung bedarf der Zustimmung der Aktionäre. Auch wenn die Aktien von einem bestehenden Aktionär oder der Gesellschaft zur Verfügung gestellt werden, sehen Aktionärsvereinbarungen in der Regel Übertragungsbeschränkungen (z. B. Vorkaufsrecht) vor, so dass auch in diesem Fall die Zustimmung der Aktionäre eingeholt werden muss.

Wir empfehlen daher immer, vor aufsetzen eines ESOP die Zustimmung der Aktionäre einzuholen. Idealerweise sollte eine Bestimmung in den Aktionärsbindungsvertrag aufgenommen werden, wonach sich die Aktionäre verpflichten entweder (i) bedingtes Aktienkapital zu schaffen, (ii) einer ordentlichen Kapitalerhöhung zuzustimmen und im erforderlichen Umfang auf ihre Bezugsrechte zu verzichten, oder (iii) der Übertragung von Aktien eines bestehenden Aktionärs oder der Gesellschaft an die Teilnehmer zuzustimmen. 

1.2 Optionen vs. Aktien

Der ESOP kann entweder so strukturiert werden, dass (i) die Teilnehmer zunächst Optionen erhalten, die nach einem «Vesting Plan» (Link zum letzten Blog) “abverdient” werden und nach Ablauf der Vesting Periode in Aktien “umgetauscht” werden können, oder (ii) Aktien direkt an die Teilnehmer übertragen werden.

1.2.1 Optionen

Optionen geben einem Teilnehmer das Recht, zu einem späteren Zeitpunkt Aktien des Unternehmens zu erwerben. Sobald die Optionen ausübbar (vested) sind, kann der Teilnehmer in der Regel wählen, ob er die Optionen sofort ausübt (und damit Aktionär wird) oder ob er wartet (z.B. um zu vermeiden, dass in einem bestimmten Steuerzeitraum eine Steuerpflicht ausgelöst wird).

Die drei wichtigsten Aspekte bei der Ausgabe von Optionen sind:

1. Wenn ein Teilnehmer des ESOP die Gesellschaft verlässt, verfallen alle Optionen, die noch nicht verdient sind (unvested). Alle vested Optionen können grundsätzlich noch ausgeübt werden.
2. Das Unternehmen muss bis zur Ausübung der Optionen keine Sozialversicherungsbeiträge abrechnen, und es gibt keine Rückforderungsansprüche bei vorzeitigem Ausscheiden eines Mitarbeiters.
3. Optionen werden erst dann steuerlich relevant, wenn sie vom Mitarbeiter ausgeübt werden.

Verlässt ein Teilnehmer die Gesellschaft (z.B. im Streit) sieht der Plan in der Regel vor, dass alle Optionen automatisch verfallen 

Start-ups haben häufig die bilanziellen Voraussetzungen, um eigene Aktien zu erwerben / zu halten (d.h. ausreichende freie Reserven). Deshalb sieht man insbesondere bei Finanzierungsrunden, dass im Zuge der damit verbundenen Kapitalerhöhung bedingtes Aktienkapital für das ESOP geschaffen wird.

1.2.1 Aktien

Wenn die teilnehmenden Mitarbeiter Aktien (statt Optionen) erhalten, werden sie im Zeitpunkt der Zuteilung (d.h. mit der Unterzeichnung der Abtretungserklärung) Aktionäre. Mit der Übertragung der Aktien muss der Ausübungspreis bezahlt werden. Die Wertdifferenz zwischen dem Ausübungspreis und dem Steuerwert gilt für den Teilnehmer als Einkommen. Für das Unternehmen bedeutet dies, dass auf diesen Betrag Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen. Für den Teilnehmer erhöht sich das steuerpflichtige Einkommen um den gleichen Betrag.

Bei der direkten Zuteilung von Aktien sollte die Zuteilungsvereinbarung (bzw. der Aktionärsbindungsvertrag) ein sogenanntes “Reverse Vesting” vorsehen. Eine Reverse-Vesting-Klausel setzt einen Anreiz, dass der Mitarbeiter der Gesellschaft trotz unmittelbarer Aktienzuteilung längerfristig treu bleibt. Marktüblich ist eine vierjährige Reverse Vesting-Periode mit einer einjährigen Sperrfrist.

Beispiel: Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen vor Ablauf eines Jahres (nach Zuteilung der Aktien) verlässt, muss alle Aktien zum Nominalwert zurückgeben.

• Am Ende des Jahres hat der Mitarbeiter 25 % der Aktien “verdient” (vested).
• Die restlichen 75 % werden in den nächsten drei Jahren “verdient” (linear auf monatlicher oder vierteljährlicher Basis).

Wenn ein Mitarbeiter also zwei Jahre nach der Zuteilung der Aktien das Unternehmen verlässt, muss er 50 % seiner Aktien zum Nennwert zurückgeben. Die restlichen Aktien kann er entweder behalten oder es kann in der Zuteilungsvereinbarung (bzw. im Aktionärsbindungsvertrag) festgelegt werden, dass sie zum Marktwert zurückverkauft werden müssen. 

Die drei wichtigsten Aspekte bei der direkten Ausgabe von Aktien sind:

1. Zur Sicherstellung, dass alle unvested Aktien bei einem Ausscheiden des Teilnehmers aus der Gesellschaft ohne Diskussionen wieder zurück an die Gesellschaft gehen, empfehlen wir eine Blanko-Abtretungserklärung.
2. Die Wertdifferenz zwischen dem Ausübungspreis und dem Steuerwert gilt für den Teilnehmer als steuerbares Einkommen.
3. Die Gesellschaft muss schuldet im Wert des zusätzlichen steuerbaren Einkommens Sozialversicherungsbeiträge.

Eine Gesellschaft darf von Gesetzes wegen grundsätzlich nur 10% eigene Aktien halten (20%, wenn der 10% übersteigende Teil innerhalb von zwei Jahren wieder verkauft wird), wenn sie über genügend freie Reserven verfügt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann es durchaus effizient sein, wenn die Gesellschaft für den ESOP eigene Aktien kauft / zeichnet oder mit einem bestehenden Aktionär einen Rückkauf für den ESOP vereinbart.

Werden die Aktien vorab ausgegeben, profitieren Mitarbeiter in der Regel von einem tieferen Unternehmenswert und allfällige Sperrfristen für den Verkauf (z.B. 5-Jahre betreffend uneingeschränktem steuerfreiem Kapitalgewinn) beginnen sofort zu laufen.

1.3 Verwaltung und Management von Optionen

Nach der Einführung eines ESOP (mit Optionen) werden oft kurz darauf die ersten Optionen an die Mitarbeiter ausgegeben. In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Optionen zu unterschiedlichen Zeitpunkten an verschiedene Mitarbeiter ausgegeben werden (manchmal sogar mit unterschiedlichen vesting-perioden). Es ist daher wichtig, den Überblick zu behalten, insbesondere über die folgenden Punkte

• Wer hat wie viele Optionen erhalten?
• Zu welchem Zeitpunkt wurden die Optionen zugeteilt?
• Übersicht über die einzelnen vesting-perioden
• Wie viele Optionen befinden sich noch im Optionspool?
• Gibt es Optionen, die verfallen oder verwirkt sind?

Sobald Optionen verdient (vested) sind, können sie von den Mitarbeitern ausgeübt werden. Typischerweise sieht der ESOP vor, dass die Optionen einmal pro Jahr während eines Ausübungsfensters (z. B. zwischen dem 1. Mai und dem 30. Juni) ausgeübt werden können. Das macht die Verwaltung für die Gesellschaft etwas einfacher.

Um die verdienten (vested) Optionen auszuüben, reicht der Mitarbeiter eine sogenannte Ausübungserklärung bei der Gesellschaft ein. Wenn das Unternehmen bedingtes Aktienkapital für das ESOP geschaffen hat, wird der Mitarbeiter bei Ausübung der Option sofort Aktionär.

Der Verwaltungsrat muss die Statuten einmal jährlich innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres anpassen. Das bedeutet, dass das bedingte Aktienkapital um den Betrag, in dem Optionen ausgeübt wurden, reduziert und das Aktienkapital um den entsprechenden Betrag erhöht werden muss. Weiter ist für die Statutenanpassung ein Prüfungsbericht eines Revisors erforderlich, der bestätigt, dass die Ausübung der Optionen korrekt war.

Zur einfacheren Verwaltung und Administration empfehlen wir das Tool von Ledgy, das hilft den Überblick über den ESOP oder PSOP (und andere Kennzahlen, z.B. für Finanzierungsrunden) zu behalten.