Dans le paysage numérique actuel, les violations de la sécurité des données représentent des risques importants pour les entreprises, leurs clients et leur réputation. Cet article est conçu pour vous fournir des conseils pratiques sur la façon de gérer efficacement les violations de la sécurité des données en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE et la nouvelle Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD).
Comprendre les violations de la sécurité des données
Une violation de la sécurité des données se produit lorsque des données personnelles sont consultées, divulguées ou détruites sans autorisation. Cet accès non autorisé peut provenir de menaces externes telles que des pirates informatiques ou d’une mauvaise manipulation des données en interne par les employés. Les conséquences d’une violation de la sécurité des données peuvent être préjudiciables, cela inclut notamment des éventuelles pertes financières, des répercussions juridiques ou encore une atteinte importante à la réputation de l’entreprise.
Les violations de la sécurité des données peuvent prendre de nombreuses formes, par exemple :
- Attaque par hameçonnage : Un employé est victime d’un courriel d’hameçonnage et fournit à son insu des identifiants de connexion à un pirate qui accède à la base de données de l’entreprise contenant des données personnelles.
- Appareils perdus ou volés : L’ordinateur portable ou le smartphone d’un employé est perdu ou volé, ce qui peut exposer des données personnelles à des personnes non autorisées.
- Courriels mal adressés : Un employé envoie un courriel contenant des données personnelles au mauvais destinataire en raison d’une erreur typographique ou d’une confusion, divulguant ainsi les données à une partie à laquelle elles n’étaient pas destinées.
- Sauvegardes de données compromises : Les copies de sauvegarde des données ne sont pas protégées de manière adéquate et les cybercriminels accèdent à ces sauvegardes.
Gestion des violations de la sécurité des données dans le cadre du RGPD
En général, leslois sur la protection des donées établissent une distinction entre les violations de la sécurité desdonnées pour lesquelles l’entreprise est un sous-traitant et celles pour lesquelles elle agit en tant que responsable de traitement. Lorsque vous agissez en tant que sous-traitant (par exemple, si vous êtes un fournisseur de services logiciels), vous devez en informer le responsable de traitement (votre client). Cependant, le responsable de traitement peut être amené à notifier – en fonction des circonstances – l’autorité de contrôle et/ou les personnes concernées. Les étapes sont les suivantes :
Si vous agissez en tant que sous-traitant
Les sous-traitants doivent informer les responsables de traitement concernés de la nature, de l’étendue et des conséquences potentielles de la violation. Pour ce faire, les éléments suivants doivent être pris en compte :
- Inclure tous les faits pertinents pour la violation (par exemple, la chronologie, la description de la violation, les données personnelles concernées, ainsi que les personnes concernées, les mesures prises et proposées) :
- Le délai pour cette notification est généralement fixé dans l’accord sur le traitement des données (DPA) conclu entre les deux parties et est très court – généralement entre 12 et 48 heures. Les sous-traitants doivent donc être en mesure de notifier les responsables de traitement concernés dans ce court délai après avoir pris connaissance de la violation. Cela peut s’avérer difficile, en particulier pendant les week-ends et les jours fériés – il est d’autant plus important d’être bien préparé et de savoir qui informer.
Il est également essentiel de garder à l’esprit que si vous agissez en tant que sous-traitant, vous ne devez pas notifier les personnes concernées ou l’autorité de contrôle, car cette responsabilité incombe au responsable de traitement.
En garantissant une notification efficace et opportune, les sous-traitants permettent aux responsables de traitement de prendre les mesures nécessaires pour atténuer les risques et garantir le respect des droits des personnes concernées. Cela renforce également votre crédibilité en tant que partenaire contractuel digne de confiance.
Si vous agissez en tant que responsable de traitement
Si la violation de données se produit chez le responsable de traitement, celui-ci peut être amené à notifier l’autorité de contrôle compétente et/ou les personnes concernées. La transparence est essentielle et la communication doit inclure des informations sur la portée de la violation, son impact potentiel et les mesures prises pour atténuer les risques.
Les responsabilités des responsables de traitement sont les suivantes :
- Notification à l’autorité de contrôle : Vous devez notifier l’autorité si la violation est susceptible d’entraîner un risque pour les droits et libertés des personnes physiques (sur la base, par exemple, des dommages potentiels causés aux personnes concernées, de la sensibilité des données personnelles affectées, des mesures d’atténuation prises et de leur efficacité). Cette notification doit être effectuée dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de la violation.
- Notification aux personnes concernées : En outre, il peut s’avérer nécessaire de notifier les personnes concernées si la violation de la sécurité des données entraîne pour elles un risque élevé, ce à moins que le responsable de traitement n’ait mis en œuvre des mesures de protection techniques et organisationnelles nécessaires pour les données personnelles concernées ou qu’il ait mis en œuvre des mesures ultérieures garantissant que le risque élevé ne soit plus susceptible de se matérialiser (par exemple, parce que les données sont cryptées). Cas échéant, cette notification doit être effectuée dans les meilleurs délais suivant la prise de connaissance de la violation.
Gestion des violations de données dans le cadre de la LPD
Les étapes essentielles à suivre pour gérer les violations de la sécurité des données dans le cadre de la LPD sont pour la plupart identiques à celles du RGPD, avec quelques différences mineures :
Si vous agissez en tant que sous-traitant
Comme le RGPD, la LPD fait la distinction entre les responsables de traitement et les sous-traitants. Ainsi, le sous-traitant est soumis à la même obligation de notification au responsable de traitement concerné que dans le cadre du RGPD, notamment sur la base des termes de l’accord de traitement des données (voir ci-dessus).
Si vous agissez en tant que responsable de traitement
Selon la LPD, vous pouvez être tenu de signaler les violations de la sécurité des données au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), ainsi qu’aux personnes concernées si vous identifiez un risque élevé pour les droits fondamentaux des personnes concernées. Les principales différences avec le RGPD à cet égard sont les suivantes :
- Alors que le RGPD prévoit un délai de 72 heures pour contacter l’autorité de contrôle, la LPD exige seulement que les responsables de traitement procèdent à la notification dès que possible.
- La notification à l’autorité n’est nécessaire qu’en cas de risque élevé pour la personne concernée, alors qu’en vertu du RGPD, toute violation de la sécurité des données présentant un risque pour la personne concernée doit être notifiée aux autorités.
Meilleures pratiques pour la prévention des violations de la sécurité des données
Afin d’atténuer les risques de violation de la sécurité des données et les conséquences négatives pour l’entreprise, ainsi que pour les personnes concernées, il est conseillé d’adopter des mesures pour éviter qu’elles ne se produisent. Les mesures les plus importantes sont les suivantes :
- Procédure d’intervention en cas de violation de la sécurité des données : Les entreprises doivent adopter un plan complet de réponse aux incidents qui décrit les mesures préventives et les procédures détaillées à suivre en cas de violation de la sécurité des données. Si une violation de la sécurité des données se produit, la dernière chose à laquelle vous voulez penser est de mettre en place une nouvelle procédure ad hoc.
- Répartition des responsabilités : L’élaboration d’un plan d’intervention en cas d’incident et la gestion efficace des violations de la sécurité des données impliquent la désignation d’une équipe responsable de la gestion des violations de la sécurité des données. Cette équipe doit comprendre des représentants des services juridiques, informatiques et de communication, ainsi que des services concernés.
- Mieux vaut prévenir que guérir – mesures techniques et organisationnelles : Les entreprises doivent continuellement évaluer et mettre à jour leurs mesures et contrôles de sécurité pour s’adapter à l’évolution des menaces. La mise en œuvre de systèmes de cryptage, de contrôle d’accès et de détection des intrusions renforce les défenses contre les violations potentielles. Des audits de sécurité réguliers et des évaluations de la vulnérabilité permettent d’identifier les faiblesses et de renforcer les mesures de protection.
- Programmes de formation et de sensibilisation des employés : Il est essentiel de sensibiliser les employés aux pratiques de protection des données et aux protocoles d’intervention en cas de violation de la sécurité des données. Organisez régulièrement des sessions de formation pour sensibiliser les employés aux menaces potentielles et leur donner les connaissances nécessaires pour identifier les activités suspectes.
Conclusion
La gestion des violations de la sécurité des données dans le cadre des législations européenne et suisse sur la protection des données nécessite une approche proactive et informée. En comprenant les subtilités de la gestion des violations, en communiquant efficacement et en mettant en œuvre des mesures préventives, vous pouvez protéger à la fois vos données et votre réputation. Nous recommandons de:
- Élaborer une procédure d’intervention en cas d’incident : Créez au moins un plan d’intervention de base qui définit les responsabilités, les actions immédiates et les protocoles de communication afin de garantir une intervention coordonnée en cas de violation de la sécurité des données.
- Nommer une équipe spécialisée : Désigner une équipe spécialisée composée de représentants des services juridiques, informatiques, de communication et des services concernés afin de gérer efficacement les incidents.
- Donner la priorité aux mesures de sécurité : Mettre en œuvre des mesures de sécurité solides telles que le cryptage, les contrôles d’accès et les systèmes de détection d’intrusion afin de renforcer les défenses contre les violations.
- Sensibiliser les employés : Organisez régulièrement des sessions de formation pour informer les employés sur les pratiques de protection des données, l’identification des violations de la sécurité des données et les mesures d’intervention appropriées.
- Notifier rapidement les responsables de traitement, les autorités de contrôle et les personnes concernées : Assurer une notification efficace et rapide aux tiers concernés en cas de violation de la sécurité des données, afin de se conformer aux dispositions du RGDP et de la LPD.
Nous savons que chaque situation est unique et nous sommes là pour discuter de la vôtre en détail. N’hésitez pas à prendre rendez-vous pour un appel gratuit avec nos experts.
