Choisir le bon moment pour effectuer certaines tâches juridiques pour votre startup
Tout est dans le timing : il n’est pas nécessaire de mettre en place un véritable programme de conformité en matière de protection des données dès le premier jour, mais vous devez absolument vous assurer que les bases de la sécurité sociale et de la propriété intellectuelle soient réglées dès le début.
Le cadre LEXR vous donne déjà les cinq domaines clés (CREPIC, c’est-à-dire Commercial, Réglementaire, Emploi, Propriété Intellectuelle, et Contractuel) ainsi que les trois types de défis juridiques (stratégiques, projets ponctuels et opérations quotidiennes). Dans cet article, vous apprendrez quelles sont les tâches juridiques à effectuer à quel moment de votre parcours vers le succès.
En bref, tout débute avec la phase de « démarrage et croissance », au cours de laquelle vous mettez en place tous les éléments de base de votre entreprise et vous concentrez sur un projet juridique ponctuel (par exemple, la constitution en société, la clôture d’un cycle de financement, la création d’un plan de participation des employés). À mesure que vous vous développez, la phase “démarrage et croissance” cède sa place à la phase “gérer et automatiser” : les bases désormais posées, ce sont désormais les tâches juridiques quotidiennes qui requièrent de plus en plus votre attention (embauche et licenciement, gestion des contrats, gestion de l’entreprise). Tout au long du parcours, des questions juridiques stratégiques nécessitent des services juridiques spécialisés, que ce soit pour des questions et procédures réglementaires, des litiges entre cofondateurs ou des négociations contractuelles ; c’est aussi lors de cette phase que de nouveaux projets sont souvent abordés (expansion à l’étranger, acquisition d’un concurrent, conformité à la protection des données).
Démarrage et croissance – Faites évoluer votre entreprise en vous appuyant sur des bases juridiques solides.
Avec une base juridique solide, le développement d’une entreprise devient beaucoup plus facile car le nombre de problèmes juridiques inattendus est réduit, et vous pouvez consacrer votre temps et vos efforts à la croissance.
Les phases clés du parcours démarrage et croissance sont les suivantes :
- Pré-incorporation : validez votre idée, mettez en place une équipe fondatrice solide, assurez-vous que toute la propriété intellectuelle appartiendra à la future société.
- Constitution en société et bases juridiques : Une fois que vous avez décidé de passer à l’action, vous débutez la mise en place des bases juridiques au moyen d’une checklist. Qu’il s’agisse de la constitution d’une entreprise, de l’enregistrement relatif à la sécurité sociale ou de la mise en place de contrats types, tout peut être fait plus rapidement si vous vous appuyez sur des modèles reposant sur les bonnes pratiques et évitez de réinventer la roue.
- Conformité réglementaire : cet aspect varie nettement d’un secteur à un autre, mais quel que soit le domaine dans lequel vous opérez, obtenir les éventuelles licences nécessaires à l’exploitation de votre entreprise et se conformer aux normes applicables est une nécessité absolue. La réglementation relative à la protection des données concerne quant à elle tout le monde, et même si vous n’avez pas besoin d’un programme de conformité approfondi, la mise en place des éléments de base impressionnera vos clients, réduira les risques et ne prendra pas beaucoup de temps si vous suivez les normes établies.
- Financement et croissance : À moins que vous ne puissiez faire du bootstrap ou que vous ayez des flux de revenus précoces, la croissance nécessitera des capitaux externes. Le parcours typique est d’obtenir des prêts convertibles et un financement par actions, les alternatives incluent les offres de jetons ainsi que d’autres types de crowdfunding. En outre, la mise en place d’un plan de participation des employés est essentielle pour attirer et retenir les talents.
Gestion et automatisation – Tâches juridiques quotidiennes lors du développement de votre entreprise.
Au cours de votre croissance, les tâches juridiques quotidiennes commencent à augmenter. Les contrats doivent être rédigés, examinés et signés, le tableau de capitalisation mis à jour et les employés embauchés. L’excellence opérationnelle dans la gestion de ces tâches est cruciale : si vous les négligez trop longtemps, des risques se matérialiseront, et vous dépenserez du temps et de l’argent pour nettoyer le désordre. Si, au contraire, vous vous efforcez de tout faire dans les règles de l’art, sans standardisation ni automatisation, vous épuiserez vos ressources. Heureusement, c’est dans les processus quotidiens que la LegalTech peut déjà être le plus utile. Avec quelques outils et de bons processus, vous accélérerez votre cycle de vente, diminuerez les risques juridiques et laisserez vos employés se concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée plutôt que sur l’administratif.
Les principaux domaines à gérer et à automatiser sont les suivants :
| Domaine | Tâches | Excellence opérationnelle |
|---|---|---|
| Opérations internes récurrentes Ces tâches ne sont pas faciles à déléguer au sein de l’entreprise en raison de leur sensibilité – pour éviter que les cadres supérieurs n’y consacrent du temps, automatisez et standardisez-les autant que possible. | Tenir le registre des actionnaires en ordre. | Utiliser Excel dans des cas très simples, sinon opter pour un logiciel, par exemple avec Ledgy (www.ledgy.com) |
| Opérations internes récurrentes | Assurer un transfert valide des actions (document signé à la main) | Demandez et conservez une copie de l’acte écrit pour chaque transfert. |
| Opérations internes récurrentes | Assemblée générale annuelle et réunions trimestrielles du conseil d’administration | Automatisez la création de documents standard (invitations, etc.), par exemple avec LEXR Bridge. |
| Gestion des contrats Pour différents types de contrats, l’accent est mis sur différents domaines. Pour les ventes, un contrat standard solide avec création et signature électronique automatisées est essentiel pour vendre plus rapidement. Pour les achats, l’accent est mis sur l’examen des contrats des fournisseurs. Pour les contrats de partenariat, des conseils stratégiques peuvent être nécessaires. Pour tous les contrats, la visibilité des données contractuelles pertinentes est un atout essentiel dans votre gestion. | Création de contrats | Disposer d’un modèle solide pour les contrats clients et automatiser leur création pour assurer la cohérence et la rapidité, par exemple avec LEXR Bridge. |
| Gestion des contrats | Signature du contrat | Procurez-vous une solution de signature électronique pour les contrats quotidiens (par exemple, DocuSign, Skribble). Veillez à opter pour une signature manuscrite ou électronique qualifiée lorsque cela est nécessaire (par exemple en matière de transferts d’actions et de contrats de travail). |
| Gestion des contrats | Examen des contrats | Pour les contrats importants, assurez-vous de les faire vérifier par un professionnel. La révision des contrats par l’IA n’est pas encore en mesure de vous aider réellement, sauf si vous avez des dizaines de documents identiques chaque jour. |
| Gestion des contrats | Aperçu des contrats | Conservez une base de données avec les principaux contrats et les faits essentiels, en particulier avec des rappels pour les dates clés (par exemple, les dates de résiliation pour éviter le renouvellement automatique). Excel est un bon début, demandez-nous des conseils personnalisés pour un bon logiciel. |
| Gestion des contrats | Stockage des contrats | Disposez d’une politique de dénomination et de stockage pour garantir la cohérence et la possibilité de rechercher et de trouver des contrats. La durée minimale de conservation est de 10 ans. Envisagez de l’externaliser. |
| Propriété intellectuelle | Gestion de la propriété intellectuelle (renouvellements et surveillance) | Mettez en place des rappels internes ou faites appel à un tiers professionnel pour vous assurer qu’aucune échéance n’est manquée (pour le renouvellement ainsi que pour les objections contre les enregistrements de concurrents). |
| RH | Contracts | Les contrats de travail doivent contenir un mécanisme de mise à jour – les politiques de votre entreprise vont changer et il doit être facile de modifier les contrats également. En ce qui concerne la création, le stockage et les aperçus, voir la section dédiée à la gestion des contrats ci-dessus. |
| RH | Questions courantes et résiliation des contrats | Développez un savoir-faire en interne ou faites appel à un expert pour les questions de RH courantes. Lorsque vous licenciez des personnes, veillez à le faire de manière professionnelle et à vérifier tous les pièges à l’avance. Les conflits du travail sont parmi les plus courants et les plus coûteux. |
| Réglementation | Conformité en matière de protection des données | Pour les entreprises traitant des données personnelles de leurs clients, il est conseillé d’avoir un délégué à la protection des données professionnel traitant les demandes quotidiennes – cela accélère le processus de vente, établit la confiance et atténue les risques de conformité. |
| Réglementation | Conformité sectorielle | Qu’il s’agisse d’exigences de type KYC ou de normes environnementales, assurez-vous que vous disposez de bons processus et, si possible, d’une automatisation pour gérer votre travail quotidien de mise en conformité. |
Services juridiques spécialisés
Tout au long du cycle de vie de votre entreprise, vous aurez besoin de conseils d’experts sur des sujets spécifiques. Qu’il s’agisse d’un litige avec un partenaire commercial, de l’enregistrement d’un brevet ou de l’acquisition d’un concurrent, les conseils juridiques d’experts peuvent faire la différence entre l’échec et le succès dans les moments stratégiquement importants de votre entreprise.
Établissez une relation avec un partenaire juridique de confiance comprenant votre profil de risque, votre entreprise et votre secteur. Lorsque des problèmes juridiques surviennent, une action rapide est souvent nécessaire ; vous voudrez alors avoir un expert à portée de main (ou de Slack) connaissant votre situation et s’engageant à résoudre le problème.
Conclusion et perspectives
Dans les derniers articles, nous avons couvert toutes les bases nécessaires à la réussite juridique : avec un cadre simple (CREPIC), une catégorisation des problèmes juridiques (opérationnels, projets, stratégiques) et le bon timing (démarrage & croissance, gérer & automatiser), vous pourrez résoudre vos défis juridiques plus intelligemment et vous concentrer sur vos défis commerciaux.
Dans les prochains articles, nous nous plongerons dans des problématiques spécifiques auxquels sont souvent confrontés les entrepreneurs. De l’option de financement au droit du travail, vous serez équipé pour faire face à tous les enjeux juridiques que votre parcours d’entrepreneur vous réserve. Merci de nous lire et de votre confiance !
